Instructiuni generale - calcul intretinere

Cartier rezidential, cartier ANL, cartier social, asociatie de locatari, de proprietari sau oricine doreste sa beneficieze de informatii in timp real - online - cu plata efectiva a cheltuielilor ( intretinere sau/si chirie) si printr-un sistem bancar il asteptam pe ASPROP. Pentru a incepe sa lucrezi cu ASPROP, trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1) Va rugam sa trimiteti un e-mail (administrator@asprop.ro) pentru a fi contactat de Managerul de zona (reprezentantul SAM&RRR in zona dv.) care va poate exemplifica modul de lucru (detalii vedeti si pe YouTube) dupa care se poate finaliza cu semnarea unui contract de prestari servicii.

2) Dupa semnarea contractului, noi vom genera conturi pentru Administratorul, contabilul si casierul dv., care vor primi un e-mail cu un nume de utilizator si parola, cont ce le va permite sa intre in aplicatie. Daca administratorul are si rolul de contabil/sisau casier, va specifica aceasta in e-mail, primind rol pentru toate functiile. ATENTIE ! Pentru ca aplicatia este utilizata online, pentru fiecare locatar, in pretul contractului semnat, orice locatar dispus, primeste un cont de acces ASPROP, unde poate sa vada tot ceace a platit si de ce, pe toate lunile cand a fost folosit sistemul ASPROP, cu toate cheltuielile globale ce au stat la calculul intretinerii. In fiecare luna poate opera indexul de sfarsit de luna la apa calda, apa rece si repartitoare. Optional, se poate realiza si plata online a intretinerii, pe langa cele de plata prin e-banking sau ordin de plata, incluse in contractul initial.

3) Administratorul introduce datele permanente (contul dv. va accesa exact datele ce le trimiteti in primul e-mail, dar informatiile sunt de tipul xxxx sau 9999, urmand ca dv. sa le modificati), adica dand click cu mouse-ul pe meniul din partea stanga:
i) Din “Asociatie de Proprietari” - datele de identificare ale asociatiei. ATENTIE!
1) Procent de penalizare - procentul de penalizare fixat de adunarea generala (max.0,2%/zi de intarziere – cf.L230/2007) ;
2) Nr. zile scadenta - numarul de zile de la data afisarii listei de obligatii de plata ale proprietarilor pana la care se poate plati fara a se calcula penalizarea de intarziere. Penalizarea se calculeaza incepand de la aceasta data (numita data scadenta), dar numai daca sunt cel putin 30 de zile intarziere.
3) Pierderi :
a) Apa calda si Apa rece – procente de max. 15%, stabilite de adunarea generala a asociatiei, considerate ca pierderi, in functie de nivelul de precizie al contoarelor, calitatea tevilor, vechimea si amplasamentul blocurilor, …. Pentru acest procent de pierdere se va calcula la toti proprietarii o suma de plata in functie de cota indiviza a fiecaruia. Pentru restul sumei de plata se va calcula dupa numarul de locatari a fiecarei proprietati sau index-ii de contoare (daca au montate contoare).
b) Incalzire – Este posibil pentru fiecare condominium 3 tipuri de calcul al incalzirii: Pausal (repartizata dupa cota indiviza), Firma (in care primiti suma pentru fiecare locatar de la firma de repartitoare, noi verificand decat ca totalul sa fie egal cu facturile de incalzire) si Repartitoare (in care ceace calculeaza firma de repartitoare este facuta automat de ASPROP, pe baza datelor operate de dv.). Toate se aplica pentru valoarea facturii ramasa dupa ce se scad perderile (repartizate pe cota indiviza).
ii) Din “Condominiu/proprietari” – Datele ce sunt permanente la nivelul fiecarui condominiu (acolo unde trecand cu mouse-ul peste data existanta, “sageata” se transforma in “manuta”, cel cum sunt Nr.apartamente, Nr. locatari sau Suprafata utila a condominiului calculandu-se automat prin cumulul datelor de la fiecare apartament al condominiului:
(1) Denumire (de obicei “Scara nr.x)
(2) Strada
(3) Numar (de obicei acelasi cu cel de la asociatie)
(4) Suprafata comuna pentru acel condominium
iii) Pe coloana “Vezi” din dreapta tabelului, dand click pe cuvantul “Proprietari” veti deschide tabelul cu proprietarii acelui condominium, unde va trebui sa introduceti datele permanente
(1) Ap. - Numar apartament;
(2) Sc. – Scara unde este situat apartamentul (de obicei aceasta coincide cu condominiul)
(3) Et. - Etajul unde este situat apartamentul;
(4) Nume prop./ch. – Numele Proprietarului . Daca apartamentul este inchiriat, trebuie dat click pe cuvantul “Modifica” din coloana “Modif. Chirias” care va permite sa introduceti datele chiriasului (vor aparea sub ale proprietarului, iar mai departe acesta va fi cel listat in rapoarte)
(5) Pren.prop./ch. – Prenumele Proprietarului/Chiriasului (vezi ce am scris mai sus, la pct.(4))
(6) CNP prop./ch. – Codul numeric personal al Proprietarului/Chiriasului. Desi nu este obligatoriu in aplicatia ASPROP, este solicitat in L230/2007, fiind o informatie ce o puteti avea rapid daca o introduceti.
(7) Nr.Camere – Numarul de camere ce-l are apartamentul
(8) Tel. – Numarul de telefon al Proprietarului/Chiriasului. Nu este obligatoriu, dar daca se va dori trimiterea de informatii prin SMS la Proprietar/Chirias, va deveni obligatoriu.
(9) Loc.fix./reali – in numarul de sus numarul de locatari din cartea de imobil, iar in cel de jos, numarul de locatari la data curenta. Desi nu se foloseste numarul de locatari din cartea de imobil in calculul obigatiilor de plata, dar se specifica in L230/2007 ca este necesara si aceasta informative.
(10) Suprafete tot. ap. – suprafete totale ale apartamentului si cota indiviza, dupa care se calculeaza repartizarea cheltuielilor in cota indiviza
(a) Totala – suprafata totala;
(b) Utila – sprafata utila, in functie de care se calculeaza si cota indiviza
(c) Cota indiv. – cota indiviza, nu se introduce, se calculeaza dupa suprafata utila declarata, la fiecare inchidere de luna.
(11) Fd. rulment – fondul de rulment pentru acel apartament:
(a) fixat – suma fixata de asociatie pentru acel apartament ca fiind fond de rulment (este suma ce va trebui sa o modificati, cand adunarea generala a asociatiei a decis cresterea fondului de rulment)
(b) retinut – suma retinuta pe obligatiile de plata lunare. Atentie! Este suma retinuta, nu si cea platita (o parte din aceasta suma putand sa fie in restante, caci nu a fost achitata de proprietar). In fiecare luna, diferenta fixat-retinut este trecuta ca obligatie de plata la acel proprietar, dupa aceasta, suma retinuta devenind egala cu cea fixata, pana cand din nou veti dori sa mariti fondul de rulment. Aceasta coloana nu o puteti modifica decat atunci cand are valoarea 0.
iv) Deasupra tabelului cu proprietarii condomeniului aveti “Modifica contorizarea fiecarui proprietar” – pe care daca dati click veti avea tabelul cu proprietarii si lista cu contoarele fiecarui proprietar (“da” daca are contoare sau “nu” daca nu are). Avem pentru fiecare proprietar 4 tipuri de contoare, una de scutire la plata liftului si alta cu adresa de e-mail a locatarului:
(1) “Apa rece” – contoare de apa rece, dupa care se face consumul lunar
(2) “Apa calda” – contoare de apa calda, dupa care se face consumul lunar
(3) “Incalzire” – contoare pentru incalzire (numite si repartitoare). In functie de care se calculeaza plata pentru incalzire
(4) “Gaze” – contor de gaze la apartament. Daca are contor de gaze, nu mai participa la plata gazelor.
(5) “Scutire lift” – Locatarul ce are "Da" va fi scutit de plata liftului (parter sau et.1).
(6) “E-mail” – Locatarul a acceptat sa primeasca informatii pe aceasta adresa de e-mail. Cand administratorul introduce adresa de e-mail, vom trimite in max. 3 zile, contul locatarului pe acea adresa de e-mail.
v) Din “Ajutoare sociale” – se opereaza proprietarii/chiriasii care beneficiaza de ajutoare sociale. Tabelul contine lista tuturor proprietarilor/chiriasilor care primesc lunar ajutoare sociale. Stergerea unuia din aceasta lista se face dand click pe “Sterge” din dreapta pe linia unde vreti sa stergeti, va mai cere o data sa dati click pe “Confirmati” pentru a fi sigur ca nu gresiti, dupa care daca dati click acesta nu va mai primi ajutor in urmatoarea luna (deci la prima lista de plata). Pentru a se adauga un nou proprietar/chirias, se da click pe “Adauga Ajutor”, apare lista de condominii, se da click pe “Adauga” din partea dreapta a tabelului de condominii si se introduce:
(1) Nr. document – numarul documentului urmare caruia primeste ajutorul social
(2) Valoare – suma lunara pe care o primeste proprietarul/chiriasul ca ajutor la plata cheltuielilor curente lunare. Atentie! In fiecare luna se va scade obligatiile de plata cu aceasta suma, in fiecare luna fiind necesar sa se specifice beneficiarii de ajutor social.
(3) Data document – data documentului de la pct (1)
(4) Se da click pe pozitia din dreapta a proprietarului ce doriti sa-l inscrieti in lista de ajutoare sociale
(5) Se da click pe butonul de “Salveaza” din partea de jos a tabelului

4) Se intoduc de catre administrator si contabil datele initiale, necesare pentru a da prima inchidere de luna. Administratorul trebuie sa opereze:
I. Din “Contoare condominium” va introduce, pentru fiecare linie/condominium se va opera cate 2 numere (cel de sus contor vechi, jos contor nou) Atentie! Contorul de sus puteti sa-l modificati numai cand este 0. Toate informatiile din acest tabel sunt informative, numarul exact de consum fiind luat din factura corespunzatoare – cantitate.
i) Apa rece
ii) Apa calda
iii) Incalzire
iv) Gaze
v) Energie electrica
II. Din “Contoare proprietari” se da click pe pozitia “Proprietari” in linia corespunzatoare condominiului si coloana de contoare pe care doriti sa le modificati. Se introduc similar I. contoarele pentru fiecare proprietar
i) Apa rece – in tabel sunt numai proprietarii care au fost indicati in tabelul de la pct. iv). Linia de sus contine contoarele vechi (se permite modificarea numai cand sunt 0) iar linia de jos contine contoarele noi. Daca nu aveti atatea contoare, nu completati decat pe cele care le aveti.
ii) Apa calda – similar i) apa rece
iii) Incalzire – se completeaza pentru inceput index-ii de contoare dupa care se listeaza raportul Repartitoare. Cand se primeste de la firma cu care aveti contract pentru calcul, se opereaza corespunzator si “Suma de achitat”.

5) Contabilul trebuie sa opereze:
I. Din “Facturi neincasate” - se “Adauga /Sterge” facturile emise de asociatia de proprietari dar inca neincasate (facturi pentru diverse spatii inchiriate). Toate aceste sume vor merge in Fondul special.
i) Nr. Factura – numarul facturii emise
ii) Client – Numele clientului
iii) Valoare – valoarea facturii emise
iv) Data factura – data cand a fost emisa factura
v) Data scadenta – data scadenta pana cand trebuie sa fie incasata suma ramasa
vi) Suma ramasa – suma ce nu a fost inca incasata
II. Din Salarii” – suma totala necesara pentru plata salariilor (inclusive impozite aferente salariilor)
i) Nr. document – numarul
statului de plata (daca exista)

ii) Data document – data cand s-a emis statul de plata
iii) Salariu – total fond de salarii
iv) Observatii – imformatiile ce doriti sa fie anexate acestei sume
III. Din “MIjloace Fixe” – mijloacele fixe din patrimonial asociatiei de proprietari:
i) Denumire – denumirea mijlocului fix
ii) Valoare – valoarea initiala a mijlocului fix
iii) Data intrare – data intrarii in patrimoniu
iv) Nr.doc. intrare – numarul documentului de intrare (factura,nir., …)
v) Observatii – informatii ce considerate a fi necesare pentru identificare, locatie, …
IV. Din “Solduri initiale” – soldurile de CASA si BANCA la data cand se va face prima listare a obligatiilor de plata a proprietarilor cu aplicatia ASPROP Atentie! E singura data cand se introduce aceste solduri, ele fiind soldurile initiale pentru calculul atat a registrului de casa cat si operarea extrasului de banca.
i) Sold Casa – soldul final de
la ultimul registru de casa

ii) Sold Banca – soldul final de la ultimul extras de banca
iii) Data – data cand sunt valabile ca solduri initiale cele 2 solduri(de casa si banca) operate mai sus
V. Din “Facturi Neachitate” – facturile care au fost repartizate ca si obligatii de plata in una din “Lista de plata lunara” anterior acestei date, dar care din diverse motive nu sau achitat inca
i) Nr. Factura – numarul facturii
ii) Furnizor – furnizorul facturii
iii) Valoare – valoarea initiala a facturii
iv) Data facturii – data cand furnizorul a emis factura
v) Data scadenta – data la care trebuie sa fie achitata factura
vi) Suma ramasa – suma ce trebuie sa fie achitata pentru a fi achitata integral
VI. Din “Restante proprietari” – restantele proprietarilor la data specificata ca inceput al lucrului cu ASPROP. Atentie! Pentru fiecare condominium se da click pe “Proprietar” si “Adauga restanta/Sterge” cate o linie pentru fiecare luna de intarziere de plata, cu specificarea datei scadente pe fiecare luna:
i) Curente – cheltuielile curente ce nu le-a achitat in respective luna
ii) Rulment – suma din fondul de rulment ce nu a achitat-o in respectiva luna
iii) Reparatii – contributia la fondul de reparatii nechitata in acea luna
iv) Data scadenta – data cand a inceput sa fie calculate penalizarea pentru restantele din acea luna.
VII. Din “Sold Fonduri” – soldurile fondurilor la data cand s-a specificat si soldurile initiale din CASA si BANCA
i) Sold Penalizari – soldul de pornire la fondul de penalizari
ii) Sold Rulment – soldul de pornire la fondul de rulment (trebuie sa corespunda cu datele transmise deja, adica restante si fond de rulment fixat de la fiecare proprietar)
iii) Sold Reparatii – soldul de pornire la fondul de reparatii
iv) Sold Special – soldul de pornire la fondul special

Pentru a obtine gestiunea automata a unei Asociatii de Proprietari, intr-o luna obisnuita, trebuie sa fie operate urmatoarele date:

1. Administratorul trebuie sa opereze:
a. Modificarile ce apar din datele permanente, daca sunt, adica din:
i. “Asociatie de proprietari”
ii. “Condominiu/proprietari” cu modificari la fondul de rulment
iii. Ajutoare sociale
b. Introducerea datelor lunare din:
i. “Contoare condominiu” – numai linia de jos, index-ii de sfarsit de luna, cei vechi fiind preluati automat de luna trecuta
ii. “Contoare proprietari” – la Apa Rece, Apa Calda si Incalzire numai linia de jos, index-ii de sfarsit de luna, cei vechi fiind preluati automat de luna trecuta. Dupa calcul, veti introduce si suma pentru fiecare proprietar.
iii. “Facturi primite” – Facturi care sunt primite de la diversi furnizori, pentru un anumit condominium, care nu au fost inca repartizate intr-o lista de plata lunara la proprietari (vor fi repartizate la sfarsitul lunii-inchiderea de luna, dupa care vor aparea si in facturi neachitate, de unde se pot plati). Putem introduce urmatoarele tipuri de facturi (chiar mai multe facturi pe luna) :
1. “Apa rece”
2. “Apa calda”
3. “Incalzire”
4. “Gaze”
5. “Energie electrica”
6. “Lift”
7. “Gunoi”
8. “Reparatii”
9. “Penalizari”
10. “Alte”, adica cele care nu se incadreaza in primele 9 tipuri. Acestea pot fi:
a. “Factura platita imediat din fondul special “– nu va fi inclusa in luna urmatoare ca obligatie de plata a proprietarilor, dar va fi imediat inclusa ca factura neachitata, pentru a putea fi platita
b. “Factura platita imediat din fondul de reparatii” - nu va fi inclusa in luna urmatoare ca obligatie de plata a proprietarilor, dar va fi imediat inclusa ca factura neachitata, pentru a putea fi platita
c. “Cota parte indiviza” – valoarea facturii va fi repartizata ca obligatie de plata pentru proprietari la prima inchidere de luna, dupa cota indiviza.
d. “Dupa numarul de persoane” - valoarea facturii va fi repartizata ca obligatie de plata pentru proprietari la prima inchidere de luna, dupa numarul de persoane ce au locuit in acea perioada in apartament.
e. “Suma fixa pe apartament” - valoarea facturii va fi repartizata in suma fixa pentru toate apartamentele
f. “Distribuit numai pe anumiti proprietari” – cand o factura trebuie sa fie achitata numai de anumiti proprietari. Atunci trebuie sa selectati proprietarii care o vor achita (bifand pe punctual din dreapta) si suma corespunzatoare pentru proprietar (imediat langa punctul bifat)
iv. “Facturi multiple” – "Facturi Primite" care trebuiesc repartizate pe mai multe condominiumuri, repartizate automat de ASPROP pe fiecare condominium dupa algoritmii definiti de legislatia in vigoare, in Lista de plata lunara aparand pentru fiecare condominium numarul si valoarea facturii dar cu valoarea efectiva repartizata pentru acel condominium.
v. “Inchiderea de luna” - Dupa ce se convinge ca toate datele necesare sunt operate, Administratorul are obligatia de a lansa acest program care face urmatoarele operatii:
1. Recalculeaza datele de condominium si asociatie din datele fiecarui proprietar (suprafata utila, cota indiviza, suprafata totala)
2. Repartizeaza toate incasarile si platile effectuate in ultima luna pe facturi, proprietari, fond de rulment, fond de reparatii, fond de penalizari, restante, solduri initiale pentru casa si baca, precum si pentru fondurile asociatiei specificate mai sus.
3. Repartizeaza toate cheltuielile (Facturi primite) pe fiecare proprietar, toate aceste facturi fiind inscrise si ca facturi neachitate, urmand a putea fi achitate in noua luna.
4. Desi nu ni s-a cerut si nu am introdus procedeul pentru a nu incarca nejustificat sistemul, putem conditiona finalizarea "Inchiderii de luna" de aprobarea din partea Presedintelui si/sau a Cenzorului.

ODATA DATA INCHIDEREA DE LUNA, NU MAI PUTETI OPERA, DECAT VIZUALIZA DATE DIN LUNA DEJA INCHISA (PENTRU GARANTIA SI CERTITUDINEA DATELOR). La fiecare etapa finalizata se listeaza o serie de informatii utile pentru Administrator care trebuie le citeasca cu atentie si sa decida daca va continua sau nu (in cazul cand considera ca datele nu sunt cele asteptate si mai doreste sa verifice anumite date introduse). Dupa aceste etape, va putea sa vada efectiv un draft cu "Listele de plata lunare ... ", apoi va trebui sa dea un raspuns final privind inchiderea definitiva. Pana atunci se poate oricand opri din inchiderea de luna si relua oricand doreste Administratorul.

2. Casierul va opera:
a. “Incasari” – va introduce toate incasarile zilnice. Acestea pot fi:
i. Obligatii de plata ale unui proprietar
ii. Pentru facturi emise de asociatie si neincasate inca
iii. Pentru fondul special – similar de la pct. ii. Dar pentru care nu s-a emis facture, clientul depunand suma din proprie initiativa
b. “Plati” – va introduce toate platile zilnice. Acestea pot fi:
i. “Proprietar/Chirias” – fondul de rulment, daca s-a schimbat proprietarul
ii. “Factura neachitata” – una din obligatiile de plata ale asociatiei catre diversi furnizori
iii. “Contul bancar” – se transfera din CASA in contul bancar al asociatiei de proprietary
iv. “Avans salariu” – plata unui avans la salariu pentru angajati
v. “Lichidare salariu” – plata lichidarii la salariu pentru andajati

3. Contabilul va opera:
a. “Extras de banca” – toate operatiile bancare. Depozitele bancare nu sunt considerate iesiri din contul bancar, soldul initial si cel final calculandu-se ca si total sume disponibile la acea data.
b. “Facturi neincasate” – daca se emit facturi pentru diversi client (chirii, spatii publicitare …), ce urmeaza sa fie incasate.
c. “Salarii” – total fond de salarii, inclusive obligatiile asociatiei catre stat privind drepturile banesti ale angajatilor. Va vom anunta cand avem finalizat si calculul automat al statelor de plata si plati conexe acestora.
d. “Mijloace fixe” – intrari/iesiri de mijloace fixe
e. “Materiale consumabile” - intrari/iesiri de materiale consumabile

Rapoartele ce se obtin automat sunt:

1. Lista de plată a cotelor de contribuţie la cheltuielile asociaţiei de proprietari
2. Situaţia soldurilor elementelor de activ şi de pasiv
3. Registrul de casa pe perioada
4. Centralizatorul de incasari – totalul incasarilor prin CASA cat si prin BANCA
5. Centralizatorul de plati – totalul platilor prin CASA cat si prin BANCA
6. Registrul Jurnal
7. Situatia restantelor pe proprietari
8. Registrul pentru evidenţa fondului de rulment
9. Registrul pentru evidenţa fondului de reparaţii
10. Registrul pentru evidenţa sumelor special
11. Registrul pentru evidenţa fondului de penalizări

Pentru orice sesizare/observatie aveti adresa de e-mail administrator@asprop.ro la care vom incerca in cel mai scurt timp sa raspundem solicitarii dv.